Cómo trabajo
Soy el equipo de diseño de Auditi. Decido con el CTO y los dos CEO qué construir, y luego llevo cada funcionalidad desde la investigación y los flujos hasta la UI final. También rehíce el design system: componentes interactivos con todos sus estados, cada uno alineado con su gemelo en código, construidos junto a los desarrolladores frontend.
Trabaja codo con codo con
Trabaja con y entrega a
Trabajo dentro del equipo de desarrollo, no al lado:
- Stand-ups diarios con los desarrolladores.
- Especificaciones escritas en GitHub.
- Mis propias pull requests para corregir la UI.
- QA codo con codo con los desarrolladores hasta que la funcionalidad sale a producción.
- Entrevistas con clientes para entender sus flujos de trabajo y probar nuevos conceptos.
Estos son los dos flujos principales que rediseñé.
Caso de estudio 1
Solicitudes PBC
¿Cómo podríamos ayudar a las firmas de auditoría a recopilar cientos de documentos de sus clientes sin perder el contexto de cada uno?
PBC («Provided by Client») es el corazón de Auditi: la lista de documentos que una firma de auditoría solicita a su cliente, y todo lo que ocurre alrededor de cada solicitud.
El problema casi nunca es el archivo en sí. Es todo lo que lo rodea:
Rediseñé todo el flujo, desde que un auditor abre Auditi hasta que un documento queda aceptado.
1. Dashboard: ver qué necesita atención
Los auditores llevan muchos encargos a la vez. El dashboard se abre con sus proyectos fijados y recientes, y la última actividad de ambas partes (firma y cliente). Los proyectos se agrupan por cliente, cada lista de solicitudes muestra qué ha cambiado (nuevas respuestas, nuevos envíos, elementos pendientes de revisión) y un panel lateral cuenta lo que requiere acción en cada herramienta.
2. Lista de solicitudes: cada solicitud, su estado y su responsable
Las solicitudes se agrupan por tema. Cada fila muestra su estado, la fecha de entrega, el número de documentos, el contacto del cliente y el auditor a cargo, y el número de comentarios. El panel de filtros convierte la lista en un informe de estado en tiempo real: abiertas, pendientes de revisión, aceptadas, rechazadas, que vencen esta semana, vencidas, con nuevos comentarios o nuevos documentos.
3. Solicitud: el documento y la conversación en un solo lugar
Al abrir una solicitud, todo está reunido. Los clientes arrastran y sueltan sus archivos directamente en la solicitud correcta. Los auditores ven qué documentos son nuevos, los previsualizan y los comentan justo al lado de los archivos, con notas privadas, preguntas abiertas, @menciones y #referencias a documentos concretos. El estado, la fecha de entrega, quien prepara y quien revisa quedan a mano en la parte inferior, y unas flechas llevan a la siguiente solicitud sin volver a la lista.
Caso de estudio 2
Proyectos
¿Cómo podríamos dar a las firmas de auditoría y a sus clientes un espacio compartido para ver qué tiene que pasar a continuación?
Proyectos es un producto nuevo que hace crecer Auditi de las solicitudes de documentos a la gestión de proyectos de auditoría. Lo diseñé desde el primer concepto hasta la UI final, trabajando directamente con el CTO y los dos CEO.
Antes de Proyectos, la parte del cliente en una auditoría era la que nadie veía con claridad. El estado se reconstruía antes de cada llamada, los clientes tenían que adivinar qué era lo prioritario y los bloqueos pasaban del email a los comentarios de los archivos, y vuelta a empezar.
La vista general del proyecto
Una sola página reúne todo lo que necesitan ambas partes: mensajes, listas de tareas, estado del proyecto, accesos de usuarios, enlaces al trabajo de auditoría relacionado, analíticas, el alcance del proyecto y una cronología de cada acción de la firma y del cliente.
Cada bloque se abre en su propia vista, así la vista general sigue siendo ligera y el detalle está a un clic.
Mensajes
Los anuncios y las preguntas de todo el proyecto viven en el proyecto, no en el email. La lista muestra la actividad más reciente y quién participa. Cada mensaje se abre como un hilo con respuestas, menciones y formato, y se puede fijar o compartir con un enlace.
Tareas
El trabajo de cara al cliente se convierte en listas de tareas con responsables, fechas de entrega y progreso. Los filtros muestran todo, solo lo mío, solo lo de la firma o solo lo del cliente, y se puede enviar un recordatorio con un clic.
Alcance: donde viven los casos límite
El alcance vincula un proyecto con las entidades del cliente y las listas de solicitudes que abarca. Parece sencillo, pero está lleno de estados: buscar un cliente, seleccionar listas, cambiar a otro cliente sin perder la primera selección, borrar una búsqueda sin perder lo elegido y revisar todo lo seleccionado hasta el momento. Mapeé cada uno de ellos para que los desarrolladores pudieran construir cada estado exactamente como estaba previsto.
Analíticas
Las analíticas responden a la pregunta que se hace cualquier responsable de auditoría antes de una llamada con el cliente: ¿cuánto llevamos? Progreso a lo largo del tiempo, desglose por estado, fechas de entrega pendientes, la rapidez de respuesta del cliente y el porcentaje de documentos aceptados a la primera. Un mensaje integrado pregunta a los usuarios qué les gustaría ver después, para que la vista siga evolucionando con ellos.
El resultado
Auditi ofrece hoy muchas más funcionalidades que antes y, aun así, el equipo de soporte lo oye de boca de los usuarios: la plataforma resulta más intuitiva.
Trataba la calidad de la implementación como parte del trabajo de diseño, no como el punto donde terminaba su responsabilidad.
Bastian Halbach, CEO, Auditi